Rekisterin tiedot
Rekisterin nimi: Hoiva Vitadi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Asiakkaalta kerätään niitä tunniste- ja potilastietoja, jotka ovat tarpeellisia hoidon tai palvelutarpeen arvioinnin ja muun asiakassuhteen palvelun toteuttamiseksi. Tietojen käsittelyn lähtökohtana on aina ensisijassa asiakkaan edun turvaaminen ja hänen oikeutensa turvallisen ja laadukkaan hoidon toteutumiseen. Asiakkaan erillisellä suostumuksella ei-arkaluontoisiksi luokilteltavia tietoja, kuten yhteystietoja, voidaan hyödyntää yrityksen markkinoinnissa ja muussa sidosryhmätoiminnassa.
Yrityksen henkilöstöltä ja/tai työnhakijoilta kerätään vain niitä tietoja, jotka ovat rekrytoinnin, työtehtävään soveltuvuuden arvioinnin (mm. pätevyystodistukset) ja työsuhteen ylläpidon kannalta tarpeellisia.
Rekisterinpitäjä: Hoiva Vitadi, y-tunnus 2961589-3
Rekisteristä vastaava henkilö, tehtävänimike ja yhteystiedot:
Diana Ahmavuo, yrittäjä. Puuvillatehtaankatu 10, 33210 Tampere. Puhelin: 0400 216 346, sposti vitadi.forever@gmail.com
Rekisterin yhteyshenkilö ja yhteystiedot: sama kuin yllä
Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella: ☒ Ei ☐Kyllä
Sisältö ja tietolähteet
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus: ☒ Lakisääteinen velvoite. Toimintaa ohjaava lainsäädäntö: Terveydenhuoltolaki (1326/2010) Sosiaalihuoltolaki (1301/1014) EU:n tietosuoja-asetus (679/2016) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007)
☒ Suostumus ☒ Sopimuksen täytäntöönpano
Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä:
1) Henkilöstö – tarkasteluoikeus yrityksen omistajataholla ja työsuhteen ylläpidon osalta tarvittavilta osin ulkopuolisella taloushallinnon palveluntarjoajalla.
2) Ostopalveluna suoritettavien palveluiden asiakastiedot – tarkasteluoikeus henkilöstöllä ja rekisteriä ylläpitävän palvelukumppanin henkilöstöllä heidän määrittelemiensä rajojen mukaisesti.
3) Yksityisen sektorin palveluiden asiakastiedot – tarkasteluoikeus henkilöstöllä ja laskutuksen/maksusuoritusten seurannan osalta ulkopuolisella taloushallinnon palveluntarjoajalla.
Rekisteritietojen ylläpitojärjestelmät:
Toiminnassa hyödynnetään ensisijaisesti kumppanuustahojen ylläpitämiä tietojärjestelmiä Tampereen Kotitori ja PSOP-ostopalvelujärjestelmä. Oikeus käyttää järjestelmien asiakastietoja perustuu yrityksen asemaan palveluita järjestävän kunnan alaisena toimijana. Yrityksen omien asiakkuuksien ja henkilöstön kohdalla tiedot säilytetään suojatulla etäpalvelimella ja niitä hallinnoidaan selainpohjaisella käyttöliittymällä.
Rekisterissä on manuaalista (paperi) aineistoa: ☐ Ei ☒ Kyllä
Rekisterin tietolähteet: Henkilötiedot kerätään ensisijaisesti kohdehenkilöltä itseltään asiakas/palvelusuhteen alussa tai tarvittaessa hänelle asetetulta edunvalvojalta ja/tai lähiomaiselta. Ostopalveluna toteutettavissa asiakassuhteissa tarvittavat tiedot saadaan palvelukumppanin ylläpitämistä rekistereistä.
Suojaaminen ja luovutus
Tietojen suojaamisen periaatteet:
Yrityksen sisäiseen käyttöön on laadittu erillinen seloste henkilötietojen käsittelystä, jossa on yksityiskohtaisesti määritetty yrityksen omassa hallinnassa olevien eri tietoluokkien käyttötarkoitukset ja -rajoitukset sekä säilytysajat.
Yrityksen hallussa olevat henkilötiedot säilytytetään etäpalvelimilla, eikä yrityksen käytössä oleville päätelaitteille, kovalevyille tai muille fyysisille muistilaitteille tallenneta henkilötietoja. Tietojen tarkasteluun oikeuttavat käyttäjätilit vaativat kirjautumisen ja tarvittavat kirjautumistiedot annetaan vain yrityksen alaisuudessa työskenteleville henkilöille, joille ko. tietojen tarkastelu on suoritettavan työn kannalta välttämätöntä. Tallennettu data säilytetään palvelimilla suojatussa muodossa.
Tallennettuja tietoja ei kopioida tai siirretä rekisterin ulkopuolisiin sijainteihin, muulloin kuin asiakkaan pyynnöstä tai hänen hoitonsa sitä vaatiessa. Paperinen aineisto säilytetään lukituissa sijainneissa.
Palvelukumppanien hallinnoimien rekisterien tiedot ovat yrityksen käytettävissä niin kauan kuin tahojen välinen yhteistoiminta jatkuu tai tiedot poistetaan rekisteristä palvelukumppanin toimesta heidän ennalta määritettyjen käytäntöjensä mukaisesti.
Rekisterissä olevien tietojen luovutus
Tietojen säännönmukainen luovutus: ☐ Ei ☒ Kyllä: PSOP -ostopalvelujärjestelmä, Tampereen kaupunki. Ostopalveluna suoritettavissa palveluissa asiakkaan tiedot kirjataan palvelun tilaajana toimivan kumppanuustahon hallinnoimaan rekisteriin.
Muutoin asiakastietoja luovutetaan vain voimassa olevan lainsäädännön määrittelemissä rajoissa:
– Asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa nimenomaisella suostumuksella
– Viranomaiselle, viranomaisen toimeksiannosta sosiaalihuollon tehtäviä suorittavalle taholle, terveydenhuollon toimintayksikölle tai omaiselle välttämättömiä tietoja asiakkaan välittömän hoidon tai huollon turvaamiseksi, sen tarpeen selvittämiseksi tai muusta laissa perustellusta syystä.
– Muun lainsäädännön velvoittaessa tai oikeuttaessa poliisille, haastemiehelle, syyttäjäviranomaiselle, tuomioistuimelle. Tietoja luovutetaan tapauskohtaisesti asiakkaan suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella.
Tietojen luvouttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle: ☒ Ei ☐ Kyllä
Tietojen säilytys: Tietoja säilytetään asiakas/palvelusuhteen keston ajan tai lakisääteisen velvoitteen määrämien sälytysaikojen mukaisesti.
Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa häntä koskevat rekisterissä olevat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti tai sähköisesti rekisterin yhteyshenkilölle tai esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan lain mukaisessa poikkeustapauksessa, esimerkiksi jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista tai poistoa
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä olevaa virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. Rekisteröidyn on korjauspyyntöä esittäessään esitettävä tätä koskeva pyyntö henkilökohtaisesta ja todistettava samalla henkilöllisyytensä käytettävissä olevin keinoin
Oikeus tulla unohdetuksi tai vastustaa tietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus tulla unohdetuksi, joilloin tiedot poistetaan rekisteristä, ellei niiden säilyttämiselle ole erillistä perustetta tai lakisääteistä velvoitetta. Asiakkaalla on milloin tahansa oikeus peruuttaa jo antamansa suostumus henkilötietojen käsittelyyn. Potilastietojen osalta terveystietoja voidaan kuitenkin tallentaa järjestelmään kiellosta huolimatta. Jos asiakas on antanut suostumuksen potilastietojen luovuttamiseen toiseen hoitoyksikköön, asiakas voi perua suostumuksen tai rajata kiellon siten, että se koskee johonkin toimintayksikköön, rekisteriin, hoitojaksoon tai yksittäiseen käyntiin liittyviä tietoja.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelystä.
